Seguramente debido al volumen de facturación de su empresa o negocio, procede a enviar facturas a través del correo electrónico o su puesta a disposición a través de una web para su posterior impresión, registro contable y archivo. Ahora bien, se ha podido plantear esta duda: ¿El envío de las facturas en PDF y por e-mail es válido a todos los efectos? ¿Qué requisitos exige Hacienda? ¿Es válido el sistema de facturación electrónica propuesto en la medida que los archivos en formato PDF no van firmados digitalmente?
La expedición y remisión de facturas por medios telemáticos, y más en concreto, a través del correo electrónico ha sido siempre un tema controvertido puesto que ha existido una falta de coordinación entre la teoría (la remisión de las facturas a los destinatarios de las operaciones en formato PDF mediante el envío de un correo electrónico no era considerado un medio válido) y la práctica (dicha remisión mediante correo electrónico es práctica más que habitual, sobre todo en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas).
La factura es el documento justificativo de la realización de una determinada operación y, por tanto, de la repercusión de las cuotas del IVA asociadas a la misma. A su vez, es el justificante documental de haber soportado las correspondientes cuotas del IVA con el que cuenta el destinatario de las operaciones y, por ello, se trata del principal documento a utilizar a la hora de justificar el derecho a la deducción de las cuotas del IVA soportado. Por todo esto, contar con facturas correctas, que cumplan con todos los requisitos exigidos tanto por la Ley de IVA como por el Reglamento de Facturación es un requisito esencial para ejercitar, sin sobresaltos, el derecho a la deducción de las cuotas del IVA soportado en la realización de operaciones empresariales o profesionales.
Con la entrada en vigor del Reglamento de Facturación se legalizaron todas las facturas enviadas mediante correo electrónico. Se normalizaba así una práctica generalizada sobre todo por los trabajadores autónomos y PYMES, suponiendo un importante ahorro de tiempo y costes de impresión y envío. Hasta entonces, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración. La firma garantizaba la autenticidad del documento. Ahora, para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Debe contener los datos del emisor y receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
- El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail. En la autorización, que debe ser expresa y por escrito, debe indicarse la cuenta de envío y de recepción de los documentos, para evitar errores.
- Que se garantice la autenticidad del origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede alterar el contenido. Se aceptan los formatos xml, pdf, html, gif, jpg.
- Puede remitirse por correo electrónico o mediante puesta a disposición del cliente en un sitio web para su posterior descarga e impresión, si se desea.
- Queda suprimido el requisito de la firma mediante certificado digital. Sin embargo, como en la factura en papel – donde el sello garantiza su validez- en la electrónica se incide en garantizar el origen y el contenido.
Por otra parte, el envío de facturas por correo electrónico sin cumplir los requisitos y procedimientos establecidos puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superara el 20% del total de facturación.
